Почем система для народа?

Приветствую!

В парочке статей я планирую подвести итоги моего первого опыта интеграции продуктов Google между собой для ведения оперативной отчетности в отдельно взятой реальной компании, а так же использования социальных сетей для продвижения продуктов этой компанией предлагаемых (начало этой деятельности я описывал ранее).

Что было в самом начале?

Начальный экран интранет сайта компании.
Основная информация о компаниях.

Фирма располагала набором документов в формате MS Excel разных версий (компьютерная инфраструктура представляла собой почти полный винегрет из систем и их версий, не было только Apple устройств) на файловом сервере, к которым пользователи периодически обращались. Некоторые из таблиц использовались одновременно несколькими пользователями по очереди, потому что не был настроен общий доступ к данным. Или же если пользователь не знал, что такая информация доступна в принципе (например, утрируя, средняя стоимость отправки посылки по земле из Германии), интересовались у "держателя ресурса" (назовем так человека, который больше всего работал с файлом), который обращался к таблице на сервере и искал нужную информацию. Ценовые предложения существовали в виде разрозненных файлов, и, учет их нигде не велся. Не было единого представления о том, каким методом рассчитывать стоимость товара. В добавок к этому, в параллельной реальности существует программа 1С: Предприятие и 1С: Бухгалтерия (обслуживающиеся, по моему личному мнению, из рук вон плохо).

Какова задача?

Карта клиентов. Для планирования маршрутов.
Адреса импортированы из 1С.

Привести все системы к общему знаменателю, где это возможно. Разработать и внедрить метод расчета цен (об этом в следующий раз). Настроить общий доступ к базам данных по учету должников, упаковки, транспортной информации о входящих заказах, создание отчета о работе каждого специалиста, создание единой базы данных о клиентах компании. Я безусловно понимаю, что все эти вещи можно реализовать на базе 1С: Предприятие, но, как я уже писал, обслуживающая компания и ее подход к делу, не оставлял надежд, что фирма хоть когда-нибудь получит такой продукт, который будет соответствовать всем выдвинутым требованиям.

Почему Google Docs?

Страны, из которых происходит импорт.
Хочу заметить что данные немного изменены, в угоду секретности.

Год назад, когда я планировал и ставил задачи по объединению систем в условиях ограниченного бюджета для малой компании, альтернативы облачным приложениям компании Google, я не видел. Практически все задачи были решены при помощи таблиц Google Spreadsheets.

Главное преимущество -- они бесплатные.

Что было сделано в первую очередь?

Экран отчета продаж специалиста. Цифры изменены.
Оригинальные данные берутся из отчета 1С, обрабатываются в таблицах.
Визуализация данных строится инструментами Google.

Всем работникам были созданы учетные записи Google. Это было сделано в принудительном порядке, потому что иначе людей, привыкших работать в своей системе не перевести на новые рельсы, что называется. Тем, кто хоть раз это делал, знакомы со всеми проблемами связанными с таким переходом, вплоть до параноидального страха перед потерей своих персональных данных, и, использование оных в немирных целях. Время показало, что люди ко всему привыкают и уже эта "новая система" более не вселяла страха и использовалась по полной.

Далее?

Экран отчета показателей по фирме в целом. Цифры изменены. 
Оригинальные данные берутся из отчетов 1С, обрабатываются в таблицах. 
Визуализация данных строится инструментами Google.  

Были выделены данные и уже существующие таблицы необходимые для оперативной работы, подлежащие учету и предоставления к ним общего доступа без ограничения, которые может наложить несоответствие систем и форматов.

Среди них:

• Список должников (не существовал)
• Учет упаковки для расчета квартальных отчетов (не существовал)
• Учет входящих посылок (существовал в трех разных таблицах)
• Учет выданных клиентам образцов (существовал  разрозненно у каждого специалиста своя с собственным форматом)
• Информация о поставщиках (существовала разрозненно у каждого специалиста своя с собственным форматом)
• Информация о клиентах (существовала в ограниченном виде, можно было достать из 1С)
• Информация о ценах, которые получил клиент и когда они ему были высланы (не существовал)
• Шаблон для расчета цен (не существовал)
• Отдельный шаблон для расчета себестоимости продукции (не существовал)
• Отчет о результатах продаж по компании в целом и по каждому специалисту в отдельности (не существовал)

Каждая из систем, прежде чем обрести окончательный вид, неоднократно менялась в процессе работы с ней. В результате из каждой системы можно было получить отчет в виде сводной таблицы или фильтрованной области со значениями.

Все же, хотя это были уже структурированные данные, они не представали перед пользователем в виде единой системы оперативного учета и управления. Для объединения данных под одной крышей, так сказать, я выбрал Google Sites.

Выход.

Экран отчета по должникам. Цифры изменены.
Оригинальные данные берутся из таблицы Google.
Визуализация данных строится инструментами Google.    

За нас все сделали. Да, и это удобно, качественно и надежно.

Отчеты, которые используют в качестве входных данных таблицы Google актуальны в каждый момент времени, потому что отображают самую последнюю доступную информацию напрямую. Отчет об уровне продаже делается в течение 5-10 минут: нужно скопировать данные из 4 таблиц 1С в одну таблицу, где вычисления проводятся автоматически (звучит дико для серьезных разработчиков 1С, но для рядового пользователя -- это работает именно так).

В навигационном меню все важные ссылки вынесены и категоризованы, для удобства использования.

Интегрирован календарь с общим доступом, предоставляя актуальную информацию о доступности работников, и их отпусках и больничных.

Итак.

Мы имеем приборную панель, для оперативной работы с любой платформы (даже мобильной).